Privacyverklaring JDB Regelwerk

Versie 1.2 — augustus 2026

JDB Regelwerk respecteert de privacy van klanten, prospects, contactpersonen, leveranciers en andere personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

1. Wie is verantwoordelijk?

JDB Regelwerk
Vestigingsadres: Abstederdijk 101, 3582 BC Utrecht
KvK: 42147020
BTW: NL005533748B21
E-mail: info@jdbregelwerk.nl
Telefoon: +31 6 25366243
Website: jdbregelwerk.nl

Voor persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering is JDB Regelwerk verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een zakelijke opdrachtgever worden verwerkt, kan JDB Regelwerk verwerker zijn.

2. Welke persoonsgegevens?

Afhankelijk van relatie en opdracht: naam, bedrijfsnaam, rechtsvorm, functie, zakelijk adres, e-mail, telefoon, KvK-/btw-gegevens, factuur- en betalingsgegevens, correspondentie, offerte-/opdrachtgegevens, contacthistorie, herkomst van contactgegevens, toestemmings- of bezwaarstatus en noodzakelijke technische gegevens.

Namens opdrachtgevers kunnen ook klant-, leverancier-, lead-, mailbox-, offerte- en CRM-gegevens worden verwerkt. Alleen noodzakelijke gegevens worden gevraagd.

3. Doeleinden

Offertes en overeenkomsten, communicatie, uitvoering van opdrachten, facturatie en betalingen, administratie, klantenservice, zakelijke acquisitie voor zover wettelijk toegestaan, registratie van toestemming of bezwaar, wettelijke verplichtingen, beveiliging, klachten, juridische aanspraken en organisatie/verbetering van dienstverlening.

4. Grondslagen

Uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang en waar vereist toestemming. Bij direct marketing wordt per kanaal beoordeeld of toestemming of een wettelijke uitzondering nodig is. Toestemming kan altijd worden ingetrokken wanneer verwerking daarop is gebaseerd; tegen direct marketing kan bezwaar worden gemaakt.

5. Namens opdrachtgevers

Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de overeengekomen opdracht, volgens gedocumenteerde instructies en wettelijke regels. Niet zelfstandig voor eigen marketing. Waar nodig wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

6. Commerciële communicatie

JDB Regelwerk benadert zakelijke relaties over eigen dienstverlening alleen wanneer het gekozen kanaal en de doelgroep dit wettelijk toelaten. Telefonische commerciële benadering van consumenten en ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid, waaronder eenmanszaken, vof's en maatschappen, vindt alleen plaats met aantoonbare voorafgaande toestemming of een specifieke wettelijke uitzondering. Voor commerciële werkzaamheden namens een opdrachtgever blijft opdrachtgever verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag.

Voor ongevraagde commerciële elektronische berichten, waaronder e-mail, sms, WhatsApp, chat en socialmediaberichten, gebruikt JDB Regelwerk alleen contactgegevens wanneer voorafgaande toestemming of een toepasselijke wettelijke uitzondering aanwezig is. Afmeldverzoeken en ingetrokken toestemmingen worden verwerkt en gerespecteerd.

Prospectgegevens kunnen rechtstreeks van de betrokkene afkomstig zijn of uit openbare zakelijke bronnen, zoals bedrijfswebsites, openbare registers of zakelijke netwerken. JDB Regelwerk gebruikt dergelijke gegevens alleen voor zover dit verenigbaar is met privacy- en marketingregels en legt waar nodig bron, rechtsvorm, kanaal en toestemmingsstatus vast.

Een beperkte uitsluitings- of bezwaarregistratie kan worden bewaard om te voorkomen dat iemand opnieuw voor direct marketing wordt benaderd nadat diegene bezwaar heeft gemaakt of toestemming heeft ingetrokken.

7. Delen met derden

Alleen wanneer noodzakelijk voor overeenkomst, wet, zakelijke dienstverleners, beveiliging, administratie of gerechtvaardigd bedrijfsbelang. Denk aan hosting/e-mail, boekhouding, cloudopslag, IT/beveiliging, betaalproviders en noodzakelijke zakelijke software.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan een bevoegde overheids-, toezichts- of opsporingsinstantie wanneer JDB Regelwerk daartoe op grond van toepasselijke wet- of regelgeving of een rechtsgeldig bevel verplicht is. JDB Regelwerk beperkt de verstrekking tot wat noodzakelijk is en informeert de betrokkene of opdrachtgever wanneer dit wettelijk is toegestaan.

8. Digitale hulpmiddelen en AI

AI/automatisering kan worden gebruikt. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer noodzakelijk; vertrouwelijke gegevens worden zoveel mogelijk beperkt of verwijderd; bijzondere persoonsgegevens niet zonder noodzaak; gebruikte diensten worden op geschiktheid beoordeeld; waar nodig worden leveranciersafspraken gemaakt; opdrachtgever kan vooraf relevante beperkingen stellen.

AI-resultaten worden niet zonder passende menselijke controle als gegarandeerd juist beschouwd.

9. Doorgifte buiten EER

Geen doorgifte buiten de EER zonder geldige juridische basis, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen.

10. Beveiliging

Passende risicogerichte maatregelen, waaronder sterke unieke wachtwoorden, MFA/2FA, beperkte toegangsrechten, beveiligde apparaten, actuele software, betrouwbare cloud- en e-maildiensten, gescheiden zakelijke accounts en beperking van onnodige lokale opslag. Indien een opdrachtgever bijzondere wettelijke of sectorale beveiligingseisen heeft, worden aanvullende maatregelen vooraf schriftelijk afgestemd.

11. Bewaartermijnen

Niet langer dan noodzakelijk. Financiële administratie volgens wettelijke bewaarplicht. Gegevens namens opdrachtgevers worden na afronding verwijderd of teruggegeven volgens afspraken, behoudens wettelijke verplichting of gerechtvaardigde tijdelijke bewaring. Tijdelijke werkbestanden worden zo snel mogelijk verwijderd wanneer niet meer nodig.

Prospect- en acquisitiegegevens worden periodiek beoordeeld en verwijderd wanneer zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Gegevens die uitsluitend nodig zijn om een bezwaar, afmelding of ingetrokken toestemming te respecteren mogen langer en zo beperkt mogelijk worden bewaard.

12. Datalekken

Beveiligingsincidenten worden bijgehouden. Als verwerker informeert JDB Regelwerk opdrachtgever zonder onnodige vertraging over een mogelijk datalek en ook over andere relevante beveiligingsincidenten die gevolgen kunnen hebben voor opdrachtgeverdata of de overeengekomen dienstverlening. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt in beginsel of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen nodig is, tenzij anders overeengekomen.

13. Wettelijke verzoeken en bevelen

Wanneer JDB Regelwerk een rechtsgeldig verzoek of bevel ontvangt van een bevoegde instantie om persoonsgegevens te bewaren, te verstrekken of anders te verwerken, wordt eerst de bevoegdheid en reikwijdte beoordeeld. Alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt of verstrekt. Een opdrachtgever of betrokkene wordt geïnformeerd voor zover de wet dit toestaat.

14. Rechten betrokkenen

Voor zover van toepassing: inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht, bezwaar en intrekking toestemming. Verzoeken via info@jdbregelwerk.nl. Identiteitscontrole kan nodig zijn. Verzoeken over gegevens die namens een opdrachtgever worden verwerkt kunnen worden doorgestuurd.

15. Klachten

Eerst contact via info@jdbregelwerk.nl. Daarnaast kan een betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

De privacyverklaring kan wijzigen bij verandering van dienstverlening of wetgeving. De actuele versie wordt beschikbaar gesteld via website of rechtstreeks.